Il glossario di Keyrules

Persona operativa che ha il mandato, su indicazione del Supervisore, di gestire il sistema di key rules.

Elenco degli utenti presenti nella organizzazione. Sono identificati da: indirizzo e-mail, cognome, nome, telefono (campo non obbligatorio), gruppo (utente o amministratore), password. 

Interazione periodica tra utente e KeyRules. E' prevista per le procedure con protocollo operativo e richiede l'esito dell'esecuzione del protocollo. Questo tipo di interazione può richiedere un allegato e o un commento. 

Operazione o atto che esponeuna organizzazione al rischio di commissione di uno dei reati contemplati dal D. Lgs. 231/01 .

Segnalazione destinata ai responsabili di nodi dell'organigramma del mancato svolgimento di un'attività da parte dei sottoposti.

Pagina iniziale dell’applicativo, permette l’accesso ai menù

Le linee guida dell’organizzazione sono costituite dai principi generali che rappresentano i valori codificati della cultura aziendale. Esempi sono la missione, la visione ed il codice etico. Generalmente sono diffusi a tutti i livelli dell’organizzazione e prevedono che siano recepiti e condivisi. Hanno carattere informativo con frequenze semestrali o annuali. La revisione delle linee guida avviene poche volte ed è di responsabilità della direzione. Le linee guida prevedono una scadenza nel tempo anche superiore all’anno.

Punto dell’organigramma che definisce la posizione gerarchica dell’utente nell’organizzazione. L’utente può essere inserito in più nodi a seconda delle funzioni svolte.

L' organigramma è la rappresentazione grafica di una struttura organizzativa in un certo momento.

Organismo previsto dall’art. 6 del Decreto Legislativo 231 , avente il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, nonché sull’aggiornamento e l'efficacia dello stesso.

Un'organizzazione è un gruppo di persone formalmente unite per raggiungere uno o più obiettivi comuni. Gli elementi di un'organizzazione sono: - Persone; - Struttura sociale; - Tecnologie: insieme di mezzi e risorse per la trasformazione degli input in output; - Fine: rappresentazione degli obiettivi desiderati; - Il tutto è racchiuso nell’ambiente, che non è altro che l’insieme di condizioni esterne che condizionano l’organizzazione.

Codice di accesso all’applicativo. Si raccomanda di utilizzare almeno 8 caratteri anche alfanumerici. Le maiuscole sono considerate carattere diverso. La password è strettamente personale e non deve essere comunicata a terzi.

Le procedure sono le norme interne ed esterne che governano i comportamenti dell’organizzazione. Le procedure sono codificate e coordinate con le altre in un sistema organico al fine di conseguire gli obbiettivi dell’organizzazione nel rispetto delle norme e delle leggi. Generalmente le procedure sono emesse dai responsabili delle principali funzioni dell’organizzazione (nel caso che ci siano più amministratori nel sistema) che le approvano e delegano a terzi la revisione delle regole assegnate. Le procedure prevedono una data di scadenza al fine di verificare, con cadenza predefinita dallo stesso “proprietario” della procedura la validità nel tempo. La frequenza delle revisioni è condizionata all’aggiornamento delle norme esterne o alla variazione dell’organizzazione interna anche in funzione delle interazioni ricevute da parte dei subordinati. La procedura è caratterizzata da uno o più esecutori [definiti tramite uno o più nodi dell’organigramma incaricati dell’esecuzione dell’attività operativa], uno o più verificatori [i responsabili dei nodi dell’organigramma superiori agli esecutori] e un revisore [la persona delegata dall’amministratore che può modificare i contenuti].

I protocolli operativi sono le istruzioni codificate che, in funzione di quanto stabilito dalle regole, definiscono le attività da svolgere da parte delle funzioni dell’organizzazione assegnate a nodi specifici dell’organigramma. Le frequenze delle attività variano a seconda di quanto richiesto dalle regole (da frequenza giornaliera a frequenza annuale). La revisione dei protocolli operativi deve essere portata al livello più vicino dove si svolgono le attività operative al fine di costruire il processo del miglioramento continuo.

Per regola intendiamo l’insieme delle norme, linee guida, procedure e protocolli operativi che definiscono le modalità di funzionamento dell’organizzazione.

Riesame periodico delle procedure allo scopo di verificarne la validità e l'aggiornamento.

Pubblicazione della procedura revisionata e invio agli utenti destinatari. Il rilascio di una procedura definisce una nuova versione.

Soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, ovvero che esercitano anche di fatto la gestione ed il controllo unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, ovvero che esercitano anche di fatto la gestione ed il controllo dello stesso (in proposito si veda l’art. 5 del D. Lgs. 231/01 ) .

Persona che ha la visione globale della organizzazione

Membro dell’organizzazione identificato da un indirizzo di posta elettronico. L’utente può essere sia interno che esterno (esempio consulente, società terza, etc). L’utente è caratterizzato da: un indirizzo elettronico per comunicazioni, un codice di identificazione (nome & cognome), un codice di autenticazione per l’accesso al programma applicativo, una assegnazione ad un nodo dell’organigramma, un ruolo (posizione / incarico lavorativo).

Ogni modifica a titolo, testo o protocollo operativo di una procedura viene identificata incrementando un numero progressivo che ne definisce la versione.

La vista consiste nell’organizzazione logica delle procedure inserite nell’insieme in modo tale che l’utente acceda a quanto di sua competenza.. Le procedure (o gli insiemi delle procedure) possono essere organizzate con più viste secondo le necessità o le opportunità organizzative o legislative.